La confirmation de visite, envoyée au visiteur

Le rendez-vous manqué coûte plus que le temps qu'il prend

Un visiteur qui ne se présente pas, c'est un déplacement perdu, un créneau bloqué, et souvent un propriétaire dérangé pour rien — celui-là même à qui l'on a demandé de libérer son appartement un mardi après-midi.

Dans une bonne partie des cas, l'absence n'est pas une désinvolture : c'est un rendez-vous pris au téléphone trois jours plus tôt, noté nulle part, dont l'heure exacte s'est perdue. Un écrit envoyé dans la minute règle la majorité de ces situations, et il ne demande aucun effort à personne.

Ce que le visiteur reçoit

Le mail part dès que le créneau est posé dans le calendrier, et il tient en un écran de téléphone.

• La date, l'heure et la durée prévue, écrites en toutes lettres plutôt qu'en abrégé.
• Le bien concerné et son adresse, pour qu'il n'ait pas à rechercher l'annonce la veille.
• Le nom de l'agent qui l'accueille, avec son téléphone et son adresse électronique.
• Une réponse qui arrive chez l'agent, et non dans une boîte que personne ne lit : le champ de réponse pointe vers l'adresse de l'agent qui suit le dossier.

Le renvoi manuel, prévu dès le départ

Trois situations reviennent sans arrêt : le créneau est déplacé, l'adresse électronique a été mal notée au téléphone, ou le visiteur affirme n'avoir rien reçu. La confirmation se renvoie donc à la demande, depuis la visite, sans avoir à la recréer.

C'est un détail d'usage, et c'est exactement le genre de détail qui décide si un outil est utilisé au bout de trois semaines. Une fonctionnalité qui ne prévoit pas le cas où les choses se passent mal finit contournée.

Un envoi qui arrive vraiment

Un message classé en indésirable n'a jamais été envoyé, du point de vue du destinataire. Les envois passent donc par un domaine authentifié, avec les enregistrements d'authentification en place : c'est la condition pour qu'un message écrit au nom d'une agence soit accepté par les messageries grand public, où se trouve la quasi-totalité des acquéreurs.

L'envoi suppose que le service de messagerie soit configuré pour votre agence : c'est l'un des points réglés à la mise en route, et il fait partie de ce qu'on vérifie ensemble pendant la démonstration.

Et le compte rendu au propriétaire ?

Il n'est pas envoyé automatiquement, et autant le dire clairement plutôt que de le laisser supposer. plb-agency vous aide à l'écrire vite — par la dictée vocale — et le conserve sur la fiche du bien ; c'est vous qui l'adressez au vendeur, depuis votre messagerie et en votre nom.

Ce n'est pas une omission de confort. Le compte rendu à un propriétaire engage la relation commerciale de l'agence, et son ton se décide au cas par cas : notre modèle donne la structure en quatre parties et les formulations à éviter quand la visite s'est mal passée.